Viele Verkäufer übernehmen hier einfach die Angaben aus dem Schreiben und senden eine entsprechende Offerte zurück. Das verleitet allerdings den Empfänger dazu, nur auf den Preis zu achten. Machen Sie es besser und beweisen Sie, dass Sie ein besonders kompetenter Partner sind.

Was die Anfrage verrät

Prüfen Sie zunächst das Schreiben: Weiß der Interessent schon etwas über Ihre Firma oder Ihre Produkte? Und wo könnte er diese Informationen erhalten haben (Internet, Messe, Prospekte)? Das gibt Ihnen erste Hinweise darauf, welche Werbemittel ihn ansprechen. Benutzt er den branchenüblichen Jargon, sucht er nach speziellen Produkten? Daraus können Sie Rückschlüsse ziehen, ob es sich um einen alten Hasen oder um einen Newcomer handelt.

Studieren Sie den Internet-Auftritt

In der Regel wird auf dem Briefpapier auch eine Web-Adresse des Interessenten stehen. Surfen Sie ein bisschen auf diesen Seiten. So wissen Sie schnell, mit wem Sie es zu tun haben. Mehr über Größe, Umsatz, Firmenhistorie oder Marktsegmente erfahren Sie in der Regel in Bereichen wie „Investor Relations“ oder „Wir über uns“. Suchen Sie dann nach dem Profil der Person, die das Anschreiben unterschrieben hat. Denn schon jetzt sollten Sie sich auf ein Gespräch mit ihm einstellen. Für welchen Bereich ist der Ansprechpartner zuständig? Finden Sie die Person nicht auf der Website, handelt es sich womöglich um einen Mitarbeiter in nachrangiger Funktion. Ansonsten gibt Ihnen auch ein Titel Hinweise auf seine Kompetenzen (Projektleiter, Diplom-Ingenieur etc.).

Zielführend antworten

Überlegen Sie anschließend, wie Sie sich mit Ihrer Antwort aus der Masse der Anbieter abheben können. Zunächst sollten Sie das Schreiben individuell abfassen und Textbausteine nur zurückhaltend verwenden. Zeigen Sie, dass Sie den Bedarf des Interessenten besser als andere einschätzen können. Das machen Sie, indem Sie nicht Standardrabatt, sondern individuelle Preisnachlässe anführen. Je größer das anfragende Unternehmen ist, desto höher gehen Sie mit der Stückzahl („Bei Abnahme von 10.000 Stück gewähren wir...“). Verweisen Sie auch auf Schlüsselkompetenzen, die für den zukünftigen Partner wichtig sein könnten.

Tipp
Günstig ist es, schon im Angebot einen Liefertermin abzufragen. Setzen Sie außerdem immer einen Anker für einen persönlichen Kontakt: Gerne stehe ich Ihnen unter der Nummer ... zur Verfügung.

Martin Buttenmüller