Mit einem kleinen Unterschied: Sie landen nicht im Vorzimmer ihres Ansprechpartners. Denn die Steuerberatungssozietät Y und Partner bedient sich eines externen Partners, der die eigene Telefonzentrale unterstützt und wenn es sein muss, auch vertritt. Dass dieser dabei auch noch einige hundert Kilometer entfernt sitzt, spüren die Anrufer auch nicht.

Möglich macht dies die Technik einer Telefonanlage. Außerhalb der Sprechzeiten, wie z. B. mittags oder nach 17.00 h, landen die Anrufe per Rufumleitung bei einem Dienstleister, der die Anrufe im Namen des Unternehmens freundlich entgegennimmt. Im Anschluss erhält es über jeden eingegangenen Anruf ein Protokoll, meist per Mail, auf Wunsch auch per Fax oder SMS. Die Anrufer können dann zum nächstmöglichen Zeitpunkt zurückgerufen werden.

Kundenservice erweitern

Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand: Sie bieten Ihren Kunden einen erweiterten Service, indem sie Ihre Erreichbarkeitszeiten verbessern. Und sie können den Anrufer dann zurückrufen, wenn es passt, sprich Zeit dafür ist. Interessant ist eine solche Dienstleistung für alle, die ihren Kunden einen Mehrwert bieten oder ihre Telefonzentrale entlasten wollen. Ein solches Modell lässt sich natürlich auch als klassische Telefonzentrale für Unternehmen einrichten, die aufgrund ihrer Größe vielleicht gar keine Telefonzentrale einrichten würden wie z. B. kleinere Handwerksbetriebe oder Freiberufler wie Ingenieurbüros oder Architekten. Selbstverständlich können sie auch den Anrufbeantworter einschalten oder das Handy benutzen. Aber der Anrufbeantworter wirkt unprofessionell und nicht immer kann man ein Gespräch auf dem Handy annehmen. Und nicht zuletzt gewährleisten die Dienstleister natürlich eine ständige Erreichbarkeit ohne Urlaub und Krankheit!

Letzteres ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit für den Notfall anbieten, wenn z. B. in der Gastronomie die Spülmaschine ausfällt, das Wasserrohr platzt oder in einem Industrieunternehmen die Produktion aufgrund eines Stromausfalls steht. Das könnte schon einen immensen wirtschaftlichen Schaden herbeiführen, wenn nicht sofort der Notdienst kommen würde und den Schaden behebt.

Vorbereitung und Recherche

Dienstleister für solche Aufgaben sind z. B. Business-Center, Büro-Services, Call-Center. Adressen gibt es z. B. in den Gelben Seiten oder beim Deutschen Direktmarketing Verband bzw. einschlägigen Magazinen. Insbesondere der Erreichbarkeitsservice wird meist zu einem günstigen Festpreis angeboten. Erkundigen Sie sich nach den Tarifen und den genauen Abrechnungsmodalitäten, so z. B. ob pro Anruf oder pro Minute abgerechnet wird. Für welche Zeiten ist eine Erreichbarkeit garantiert? Sorgen Sie dafür, dass Sie jederzeit Zugriff auf die für Sie hinterlegten Informationen bekommen.

Für eine genaue Kalkulation sollten Sie vorab analysieren, wann welche Anrufe bei Ihnen eingehen. Welche Erreichbarkeitszeiten wünschen Ihre Kunden? Wie häufig landen Gespräche auf dem Anrufbeantworter? Gab es vielleicht sogar schon Verbesserungsvorschläge von Kunden? Spätestens dann sollten Sie sich Gedanken machen, Ihr Modell einer Telefonzentrale zu überdenken!

In der Regel werden im Vorgespräch mit dem Dienstleister alle diese Fragen erörtert. Die Auftraggeber und der Dienstleister besprechen z. B. auch, welche Meldeformel verwendet werden soll oder wie eine Benachrichtigung über eingegangene Anrufe erfolgen soll. Eine Produktschulung im herkömmlichen Sinne ist in der Regel nicht erforderlich, da es sich um die reine Annahme von Telefonaten handelt. Selbstverständlich kann ein solcher Service auch um weitere Dienstleistungen erweitert werden.

Also – vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin mit einem Dienstleister, sorgen für eine bessere Erreichbarkeit und bieten Sie Ihren Kunden in der Zusammenarbeit einen noch größeren „Mehr-Wert“. Indem es bei Ihnen dann auch immer heißt: „Bei jedem Anruf gut verbunden.“

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