Handelsregister & Co. online

Am 1. Januar 2007 ist das „Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft getreten. Es schreibt fest, dass bis spätestens Ende 2009 das komplette Registerwesen auf elektronischem Weg verwaltet wird.

Ziel dieser Änderung ist es, den Zugriff auf rechtlich relevante Unternehmensinformationen zu erleichtern und gleichzeitig das Registerverfahren zu beschleunigen. Neben der Umstellung auf die Registerverwaltung über das Internet, werden ab 2007 Verstöße gegen Offenlegungspflichten bei Jahres- und Konzernabschlüssen von Amts wegen mit einem Ordnungswidrigkeitsverfahren verfolgt.

Funktionen des Handelsregisters

Das Handelsregister legt als öffentliches Register die im Geschäftsverkehr wesentlichen Rechtsverhältnisse von Kaufleuten offen. Es enthält Angaben zu Firma, Sitz, vertretungsberechtigten Personen (z.B. Geschäftsführer, Vorstand), Rechtsform des Unternehmens und unter Umständen dem Stammkapital. Jedermann ist zur Einsichtnahme in das Handelsregister berechtigt, eine besondere Begründung ist nicht erforderlich. Es hat damit in erster Linie Publikationsfunktion. Eine weitere Besonderheit ist, dass es öffentlichen Glauben genießt: Man darf sich auf die Richtigkeit des Inhalts verlassen. Nur das Handelsregister verfügt über den öffentlichen Glauben, nicht jedoch die anderen Register (z.B. Genossenschafts-, Partnerschaftsregister). Außerdem hat das Handelsregister Beweisfunktion, d.h. die Eintragung erleichtert die Beweisführung im Rechtsverkehr.

Die meisten Handelsregistereintragungen haben lediglich deklaratorische, also rechtsbekundende Wirkung. Dies bedeutet: Das im Handelsregister veröffentlichte Rechtsverhältnis entsteht unabhängig von der Eintragung, z.B. die Prokura entsteht mit Erteilung, die Kaufmannseigenschaft mit eingerichtetem und ausgeübtem Gewerbebetrieb. Konstitutiv, also rechtsbegründend, wirkt die Eintragung bei der Rechtsfähigkeit von Kapitalgesellschaften oder Kaufmannseigenschaft von Kannkaufleuten.

Eintragung per Internet

Für die Eintragung muss regelmäßig wie bisher beim Registergericht - das Amtsgericht, in dessen Bezirk der Kaufmann seinen Sitz hat - ein Antrag gestellt werden. Das EHUG schreibt vor, dass grundsätzlich alle Unterlagen elektronisch einzureichen sind. Bis Ende 2009 können die Bundesländer alternativ die Einreichung in Papierform zulassen. Bei Unternehmensgründungen und anderen Fällen, in denen die notarielle Beurkundung oder öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist, übernimmt der Notar die elektronische Einreichung und versieht das Dokument mit einem notariellen Zeugnis. Laufende Mitteilungen - wie etwa Satzungsänderung oder Änderung der GmbH-Gesellschafterliste - können jedoch direkt vom Unternehmen an das Registergericht übermittelt werden. Hierfür werden Dokumente über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) beim Handelsregister eingereicht. Die EGVP-Software kann kostenfrei unter www.egvp.de herunter geladen werden.

Die Richter des Registergerichtes sind dazu verpflichtet, unverzüglich und nicht mehr wie bisher innerhalb eines Monats über Eintragungen zu entscheiden, was sich z.B. in Hinblick auf eine Vor-GmbH günstig auswirkt, weil der Zeitraum, in dem der Gesellschafter einer solchen persönlich haftete, deutlich verkürzt wird.

Abruf von Dokumenten und Einträgen

Über die bundesweite Seite www.handelsregister.de oder jeweils über die Internetseiten der Länder kann jeder Informationssuchende die Eintragungen abrufen. Jeder Abruf zu einem bestimmten Unternehmen kostet 4,50 Euro, jedes zusätzliche Dokument weitere 4,50 Euro.

Sonderregeln für Jahres- und Konzernabschlüsse

Kapitalgesellschaften und bestimmte Co-Kapitalgesellschaften sind weiterhin zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen verpflichtet. Wurde die Nichtveröffentlichung bisher nur auf Antrag eines Dritten verfolgt und sanktioniert, muss nun nach dem EHUG bei Verletzung von Offenlegungspflichten von Amts wegen ein Ordnungswidrigkeitsverfahren durchgeführt und gegebenenfalls ein Ordnungsgeld bis zu einer Höhe von 25.000 € verhängt werden. Die Zahlung des Ordnungsgeldes kann jedoch durch eine fristgerechte Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse abgewendet werden. Hat ein Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran, seine Jahresabschlüsse nicht bekannt zu geben, bleibt ihm nur der Weg, über eine Umwandlung in eine andere Gesellschaftsform mit geringeren Publizitätspflichten zu wechseln, z.B. in eine GmbH & Co. KG oder eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter aufzunehmen.

Auch in Hinblick auf Dokumente der Rechnungslegung hat sich eine wichtige Änderung ergeben: Sie sind nicht mehr beim Handelsregister, sondern beim elektronischen Bundesanzeiger abzugeben. Bis zum 31.12.2009 greift eine Übergangsregelung, wonach die Dokumente noch schriftlich beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden können. Allerdings wird dann eine höhere Gebühr fällig: 3,- € für die schriftliche Übermittlung pro Dokument, mindestens jedoch 30,- €. Der elektronische Bundesanzeiger gibt diese dann auch bekannt.

Das Unternehmensregister

Ab Januar sind auf der Internet-Seite www.unternehmensregister.de alle veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten veröffentlicht. Das Internetportal fungiert als Sammelregister und bündelt Informationen und Dokumente der Handels- Genossenschafts- und Partnerschaftsregister, des elektronischen Bundesanzeigers, des Unternehmens und von Insolvenzgerichten. Ob der Abruf von Informationen über das Unternehmensregister kostenpflichtig ist oder nicht, richtet sich danach, ob das Quellregister hierfür Kosten verlangt. Demnach ist der Abruf von Handelsregistereintragungen kostenpflichtig, die kostenlosen im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichten Dokumente jedoch nicht.

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