Kostensenkung bei der Personalplanung

Kostensenkende Maßnahmen sollten nicht erst dann begonnen werden, wenn Einsparungen unvermeidlich sind. Die meisten Personalkosten lassen sich nicht auf Knopfdruck senken - und wenn, dann oft nur gegen den Willen der Mitarbeiter.

Sinnvoller ist es, Kostensenkungsmaßnahmen möglichst frühzeitig ins Auge zu fassen. Dies gilt vor allem, wenn wichtige Personalentscheidungen anstehen.

 

1. Sorgfältige Personalauswahl

Motivierte und gut ausgebildete Mitarbeiter sind die unverzichtbare Basis jedes Unternehmens. Damit dies auch bei Neueinstellungen berücksichtigt werden kann, sollte die Personalauswahl möglichst zielgerichtet erfolgen. Jede Suche kostet Zeit und Geld. Arbeitgeber sollten sich gerade deshalb Zeit für das Sichten von Bewerbungsunterlagen und die Vorstellungsgespräche nehmen.

Um als attraktiver Arbeitgeber zu gelten, ist es ausreichend, wenn sich die Bezahlung im branchenüblichen Rahmen bewegt. Eine überdurchschnittliche Bezahlung bringt verschiedenen aktuellen Umfragen zufolge keine nennenswerten Pluspunkte. Vielmehr sind immaterielle Anreize vielen Bewerbern wichtiger, z.B.:

 

Einer sorgfältigen Auswahl folgt eine gute Einarbeitung. Nur ein gut eingearbeiteter Mitarbeiter kann auch schnell volle Leistung bringen.

Welche Vertragsklauseln sind sinnvoll?

Bei vertraglichen Vereinbarungen sollten sich Arbeitgeber einen möglichst großen Handlungsspielraum offen halten. So sollte der Arbeitgeber beispielsweise von vornherein

 

2. Kostensenkung durch flexible Beschäftigungsverhältnisse

Viele Unternehmen machen den Fehler, ihre Belegschaft in Zeiten mit guter Auftragslage zu schnell aufzustocken. Gehen dann die Aufträge zurück, ist es oft schwer, sich von den überzähligen Mitarbeitern zu trennen.

Grundsätzlich gilt: Es sollten nur neue Mitarbeiter eingestellt werden, wenn diese unbedingt benötigt werden, um den durchschnittlichen Arbeitsanfall zu bewältigen. Unternehmen sollten bevorzugt auf Beschäftigungsverhältnisse zurückgreifen, die einfach wieder zu lösen sind. Dazu zählen befristete Arbeitsverhältnisse ebenso wie freie Mitarbeit oder Zeitarbeit.

Kosten senken durch geringfügige Beschäftigung

Im Sozialversicherungsrecht gelten für Teilzeitbeschäftigte grundsätzlich dieselben Regeln wie für Vollzeitbeschäftigte – und somit volle Sozialversicherungspflicht.

Einen Sonderfall bilden die Minijobs, von denen es seit 1. April 2003 zwei Arten gibt:

 

Geringfügig entlohnte Beschäftigte sind grundsätzlich kranken-, renten-, arbeitslosen- und pflegeversicherungsfrei (§ 7 SGB V, § 5 Abs. 2 S. 1 SGB VI, § 27 Abs. 2 SGB III). Der Arbeitgeber muss allerdings einen 13%igen Pauschalbeitrag für die Krankenversicherung und einen 15%igen Pauschalbeitrag für die Rentenversicherung bezahlen.

Einige Personengruppen sind von der Möglichkeit einer geringfügigen Beschäftigung ausgenommen, auch wenn die Verdienstgrenze von 400/800 EUR nicht überschritten wird. Zu diesen Personengruppen zählen:

 

Kosten senken durch kurzfristige Beschäftigung

Durch kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse können Arbeitgeber viel Geld sparen: Nicht nur, dass diese Mitarbeiter lediglich bei Bedarf eingesetzt werden, auch bei den Lohnnebenkosten wird gespart. Denn der Arbeitslohn ist - gleichgültig wie hoch - beitragsfrei in der gesetzlichen Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung. Auch muss der Arbeitgeber hier - anders als bei geringfügiger Beschäftigung - keine Pauschalbeiträge zur Renten- und Krankenversicherung entrichten.

Berücksichtigt werden muss allerdings, dass bereits bei Beginn der Beschäftigung feststehen muss, dass diese nicht länger als zwei Monate am Stück oder insgesamt maximal 50 Arbeitstage innerhalb eines Jahres dauert und die Tätigkeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird (§ 8 Abs. 1 SGB IV). Ein Arbeitsvertrag für kurzfristige Beschäftigung eines Arbeitnehmers darf höchstens eine Laufzeit von einem Jahr haben. Ein erneuter Vertrag für die kurzfristige Beschäftigung eines Arbeitnehmers kommt nur dann in Frage, wenn zwischen beiden Verträgen eine mindestens zweimonatige Pause liegt (§ 14 Abs. 1 ff. TzBfG, Teilzeit- und Befristungsgesetz).

Eine kurzfristige Beschäftigung kommt daher grundsätzlich nur bei Aushilfstätigkeiten in Betracht. Die Beschäftigung darf nur gelegentlich ausgeübt werden und muss von wirtschaftlich untergeordneter Bedeutung sein. Das heißt: Die Aushilfe darf die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausüben.

Beispiel:
Eine Agentur plant im Laufe des Jahres zwei große Messeauftritte, den einen im Mai, den anderen im September. Der Agenturleiter möchte zur Vorbereitung beider Events eine Aushilfskraft auf Basis einer kurzfristigen Beschäftigung einstellen. Den Arbeitsvertrag mit Frau Nortel, einer Marketingstudentin, gestaltet er daher so, dass diese an 25 Tagen im Zeitraum April/Mai sowie an 25 Tagen im Zeitraum August/September an den Projekten mitarbeiten kann.

Kosten senken durch Teilzeitarbeit

Immer wieder zeigt sich, dass Teilzeitarbeitskräfte die ihnen zur Verfügung stehende Arbeitszeit effizienter nutzen als Vollzeitbeschäftigte: In der gleichen Zeit bewältigen sie in der Regel mehr Arbeit - und der Arbeitgeber erhält so faktisch mehr für sein Geld.

Teilzeitkräfte können auch sehr flexibel eingesetzt werden. Allerdings ist hierbei zu beachten: Nach § 4 Abs. 2 Beschäftigungsförderungsgesetz ist der teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer nur zur Arbeitsleistung verpflichtet, wenn ihm der Arbeitgeber die Lage seiner Arbeitszeit jeweils mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt hat. Für den Fall, dass im Arbeitsvertrag die tägliche Dauer der Arbeitszeit nicht festgelegt ist, ist der Arbeitgeber darüber hinaus nach dem Beschäftigungsförderungsgesetz verpflichtet, den Arbeitnehmer jeweils für mindestens drei aufeinander folgende Stunden zur Arbeitsleistung in Anspruch zu nehmen.

Kosten senken durch Zeitarbeit

Die Möglichkeit, Mitarbeiter über Zeitarbeitsunternehmen zu entleihen, hat viele nicht nur finanzielle Vorteile für Unternehmen: Besteht ein Personalengpass etwa bei Auftragsspitzen oder kurzfristigem Ausfall von Mitarbeitern, kann das Unternehmen bequem und schnell auf qualifiziertes Personal eines Zeitarbeitsunternehmens zurückgreifen.

Ist der Personalengpass vorbei, kann sich das Unternehmen dann schnell wieder von den Zeitarbeitskräften trennen. Zudem muss sich der Arbeitgeber auch nicht über den Kündigungsschutz, die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaubszeiten etc. Gedanken machen. Denn dieses Risiko trägt für gewöhnlich das Zeitarbeitunternehmen.

Ein weiterer Vorteil: Der organisatorische Aufwand zur Personalbeschaffung ist gering, da eine zeitaufwendige und daher kostenintensive Personalsuche entfällt. Seriöse Zeitarbeitsunternehmen bieten dabei auch Mitarbeiter auf Probe an (48-Stunden-Garantie).

Praxis-Tipp: Profitieren Sie von der Angebotspalette der BranchenführerWenden Sie sich zunächst an die Branchenführer in der Zeitarbeit. Je größer ein Zeitarbeitsunternehmen, desto größer ist auch der Bewerberpool - und damit die Auswahl an Kandidaten. Die Branchenführer bieten zudem eine Reihe spezialisierter Angebote, z.B. für bestimmte Branchen.