Kunden finden, Kunden binden – auf Ihrer Kundenveranstaltung.
Eine erfolgreiche Kundenveranstaltung bedarf nicht nur einer guten Idee, sondern auch sorgfältiger Planung. Am Anfang sollte dabei logischerweise die Idee stehen: Was können Sie Ihren Kunden Spannendes bieten?
Ein neues Produkt ist zum Beispiel ein guter Anlass für eine Kundenveranstaltung. Oder auch der klassische „Tag der offenen Tür“, sofern Sie ihn mit einigen Highlights – wie beispielsweise dem Besuch eines Prominenten – ein wenig aufpeppen.
Unglaublich wichtig: Der richtige Termin
Doch auch die beste Idee ist ohne den richtigen Termin zum Scheitern verurteilt. Achten Sie darauf, dass ihr Veranstaltungstag nicht in den Schulferien liegt und dass es möglichst keine Konkurrenzveranstaltungen, wie zum Beispiel ein wichtiges Fußballspiel, gibt. Auch die so genannten „Brückentage“ sind für eine Kundenveranstaltung nicht geeignet. Und achten Sie unbedingt darauf, dass Ihnen genügend Zeit für die Organisation des Ganzen bleibt – ein Vorlauf von einem guten halben Jahr hilft, Pannen und Hektik zu vermeiden.
Die To-Do-Liste
Im nächsten Schritt sollten Sie sich darüber klar werden, was Sie alles benötigen, um Ihre Veranstaltung durchzuführen. Holen Sie Angebote von den erforderlichen Lieferanten, wie zum Beispiel Catering-Service, Getränkelieferant oder Bühnen- und Anlagenverleih, ein. Diese Eckdaten sollten verbindlich stehen und die Aufträge erteilt sein, bevor Sie sich an Kunden und Öffentlichkeit wenden. Denn nichts ist peinlicher als groß angekündigte Versprechen, die hinterher nicht gehalten werden. Parallel sollten Sie Ihre Werbeagentur bereits mit den entsprechenden Werbemitteln wie Anzeigen, Plakaten usw. beauftragen.
Das Timing
Wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, beginnen Sie für die weiteren Schritte ausgehend vom Veranstaltungstermin zurück zu rechnen:
- Zwei Wochen vorher: Einladungen an die Presse verschicken.
- Sechs Wochen vorher bis einen Tag vor dem Termin: Werbung für die Veranstaltung (sofern es eine für alle offene Veranstaltung werden soll).
- Sechs bis acht Wochen vorher: Persönliche Einladungen an die Kunden.
Noch einige praktische Tipps
- Vergeuden Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiter nicht, indem Sie sie für Arbeiten wie Bierausschank heranziehen – Kundenveranstaltungen sind die beste Gelegenheit, um persönliche Kundenbindungen herzustellen.
- Sie können die Berichterstattung über Ihr Unternehmen und Ihre Veranstaltung steuern, indem Sie für die Presse Infomappen mit Pressetext und Fotos bereit halten.
- Langweilen Sie Ihre Gäste nicht, indem Sie Firmenvideos zeigen oder lange Reden halten.
- Führen Sie eine Teilnehmerliste, denn das gemeinsam Erlebte bietet einen guten Anknüpfungspunkt, um mit Ihren Gästen in Kontakt zu bleiben.
