Seit dem 1. Januar 2008 wird in Sachen Reisekosten nicht mehr zwischen Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit unterschieden, es gibt nur noch eine „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“. Diese setzt voraus, dass der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist laut Gesetzgeber „der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit“. Erstens.

Zweitens geht der Fiskus seit diesem Jahr davon aus, dass eine regelmäßige Arbeitsstätte bereits dann besteht, wenn der Arbeitnehmer diese im Jahresdurchschnitt an einem Arbeitstag pro Woche aufsucht. Ausgehend von 52 Arbeitswochen pro Jahr und sechs Wochen tatsächlich genommenem Urlaub gilt die so genannte 46-Tage-Regel, bei der jedoch weder die Art noch der zeitliche Umfang der Arbeit berücksichtigt wird.

Weitreichende Folgen

„Für Dienstwagennutzer kann diese 46-Tage-Regelung unangenehme Folgen haben“, analysiert Dr. Matthias Schweser, Manager bei PricewaterhouseCoopers in Frankfurt. Denn: Wer beispielsweise im Außendienst arbeitet, aber trotzdem im Schnitt an einem Tag der Woche den Betrieb aufsucht, muss für diese Fahrten zusätzlich zum 1-Prozent-Wert den kilometerabhängigen 0,03-Prozent-Wert versteuern. „Und weil die Pauschalwertermittlung mit dem Satz von 0,03 Prozent nicht vom tatsächlichen Nutzungsumfang abhängt, muss selbst dann der volle Monatswert versteuert werden, wenn der Betrieb nur viermal im Monat aufgesucht wurde“, erläutert Dr. Schweser.

Konsequenz ist, dass der Arbeitnehmer mit zusätzlicher Steuer sowie gegebenenfalls Sozialversicherung belastet wird und der Arbeitgeber aus dem Nutzungswert eine entsprechend höhere Umsatzsteuer abzuführen hat.

Änderungen bei der Reisekostenerstattung

Seit dem 1. Januar entfällt zudem die Dreimonatsfrist für Fahrt- und Übernachtungskosten, während sie bei der Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) nach wie vor Bestand hat. Hinsichtlich der steuerfrei erstattungsfähigen Übernachtungskosten gelten nun geänderte Kürzungsbeträge (z.B. EUR 4,80 für Frühstück), sofern es sich um Inklusiv-, bzw. Pauschalrechnungen mit Verpflegung handelt. Ebenfalls neu seit Januar: Die so genannte 30-Kilometer-Grenze entfällt. Bedeutet: Arbeitnehmer können nun auch bei einsatzwechselartigen Tätigkeiten bei Entfernungen unter 30 Kilometern steuerfreien Fahrtkostenersatz erhalten.