Wodurch also zeichnet sich eine gute PowerPoint-Präsentation aus?

Strukturieren Sie Ihren Vortrag

Dass Ihre Präsentation nicht nur technisch, sondern auch im Aufbau perfekt durchdacht sein muss, versteht sich von selbst. Planen Sie daher ebenso gründlich, wie Sie z. B. eine Rede vor einem großen Publikum vorbereiten würden. Suchen Sie einen Einstieg, der Ihnen Aufmerksamkeit sichert, fragen Sie sich, was Sie von Ihren Zuhörern wissen und wie Sie diese in einen Dialog einbinden können. Prüfen Sie auch, wie sich welche Information am besten vermitteln lässt - über eine Auflistung, ein Diagramm oder einen kurzen Film, den Sie einbinden? Denken Sie bei Ihren Vorbereitungen daran, dass all dies nur Mittel zum Zweck ist und Ihren Vortrag unterstützen soll und nicht davon ablenken. Legen Sie nicht zu viele Folien an und stopfen Sie diese nicht mit zu viel Text oder Zahlen voll. Der Betrachter braucht jeweils eine Weile, bis er die Informationen verarbeitet hat. Blättern Sie auch nicht zu schnell weiter, das verwirrt nur.

Arbeiten Sie mit dem Folienmaster

Erstaunlich viele PowerPoint-Präsentationen werden ohne den Folienmaster erstellt. Leider sieht man ihnen das auch an. Einzelne Gestaltungselemente erscheinen nur unregelmäßig, der Textblock ist häufig leicht verrückt und Textebenen verschieden formatiert. Für den Zuschauer heißt das, dass er sich ständig neu orientieren muss, bis er die Informationen aufnehmen kann. Diese Probleme können Sie umgehen, indem Sie eine so genannte Masterfolie erstellen (dazu gehen Sie in PowerPoint in der Menüleiste auf Ansicht à Master à Folienmaster). Hier legen Sie fest, dass zum Beispiel auf allen Folien oben rechts Ihr Firmenlogo erscheinen soll, wo jeweils welche Informationen untergebracht sind und welche Schriftgröße Überschriften und Gliederungspunkte haben sollen. Jede Folie, die Sie im Folgenden anlegen, trägt dann diese Merkmale, ganz gleich, welches Textlayout Sie wählen. Keine Sorge, wenn Sie möchten, können Sie später noch Veränderungen vornehmen.

Weniger ist mehr

Wie die anderen Office-Programme von Microsoft verfügt PowerPoint über eine riesige Vielfalt an Gestaltungsmöglichkeiten. Vielleicht zu viele, mag ein Betrachter denken, nachdem ihm Bilder, Grafiken, eingebettete Videotapes und 18 verschiedenen Schriftarten präsentiert wurden. Die wichtigste Regel, wenn Sie eine Präsentation planen und anlegen, lautet daher: Beschränken Sie sich auf eine möglichst geringe Anzahl von Gestaltungselementen. Entscheiden Sie beispielsweise für eine einheitliche Schriftart und variieren Sie diese bei Bedarf, indem Sie die fett oder kursiv, groß oder klein setzen. Auch mit WordArt können Sie Ihre PowerPoint-Präsentation aufpeppen, ohne eine weitere Schriftart wählen zu müssen. Verzichten Sie auf reine Dekorationsschriften, es sei denn, diese erscheinen im Zusammenhang mit dem Produkt, das Sie vorstellen. Überlegen Sie sich bei jedem Element, dass Sie neu einführen möchten, ob es dem Ziel Ihres Vortrags, also dem Geschäftsabschluss, tatsächlich dient.

Verzichten Sie auf kräftige Hintergrundfarben

Mit PowerPoint lassen sich sehr beeindruckende Farbeffekte erzeugen, vor allem dann, wenn die Präsentation auf einer großen Leinwand vorgetragen wird. Verläufe von hellblau zu dunkelblau sind dabei schon simpel, es lassen sich auch Bilddateien und Grafiken für den Hintergrund der Folien verwenden. Leider leidet darunter sehr häufig die Lesbarkeit des Textes, um den es ja eigentlich geht. Verwenden Sie als Hintergrund nur blasse Farben. Fotos und Grafiken lassen sich gut abtönen. Wenn Sie auf kräftige Farben aus Gründen des Firmenimages nicht verzichten möchten, arbeiten Sie besser mit einem Rahmen, den Sie um alle Folien legen.

Gestalten Sie Ihre Präsentation multimedial

Kleine Filmsequenzen sind ideal, um bestimmte Produkteigenschaften herauszustellen. Da sagen die Aufnahmen aus einem Testlabor über die Belastbarkeit von Materialien oft mehr als tausend Worte. Bei neueren PowerPoint-Versionen können Sie kleine Filme in Ihren Vortrag einbauen (gehen Sie dazu über Einfügen à Film und Sound à Film aus Datei und wählen Sie die entsprechende Datei aus). Aber auch hier sollten Sie sich auf kleine Ausschnitte und wenige Sequenzen beschränken. Auf demselben Weg können Sie auch einen Sound einbauen oder einen Link zu einer Internetseite oder einer Datei auf Ihrem Rechner.