Personalkosten – Mittel- und langfristige Einsparpotenziale

Maßnahmen zur effektiven Personalkostenreduzierung brauchen vor allem eines: Zeit. Insbesondere dann, wenn sie auf eine Verbesserung des Preis-Leistungs-Verhältnisses abzielen.

Langfristige Strategien zur Reduzierung der Personalkosten haben gegenüber den meisten kurzfristigen Instrumenten den Vorteil, dass Mitarbeitermotivation und Arbeitsqualität nicht darunter leiden.

1. Kostenfaktor Fort- und Weiterbildung

Fort- und Weiterbildung sind relevante Kostenfaktoren. Insbesondere unter dem Gesichtspunkt schlanker Kostenstrukturen im Personalbereich kommt den folgenden Aspekten entscheidende Bedeutung zu:

• der Auswahl der jeweiligen Maßnahme
• der Auswahl des jeweiligen Weiterbildungsanbieters
• der Kostenübernahme oder Beteiligung des Mitarbeiters an den Kosten
• der Rückzahlungsvereinbarung

Rückzahlungsvereinbarung

Investiert ein Unternehmen Geld in die Fort- und Weiterbildung eines Mitarbeiters, der dann das Unternehmen verlässt, hat der Arbeitgeber das Nachsehen. Vorbeugend kann er eine schriftliche Rückzahlungsvereinbarung treffen.

Ein einschlägiges Urteil fällte das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 24.07.1991 - 5 AZR 443/90). Der Arbeitgeber kann demnach wenigstens einen Teil der Kosten zurückverlangen, wenn der Mitarbeiter kündigt oder Anlass zu einer verhaltensbedingten Kündigung gibt.

Staatliche Förderung

Wenn das Unternehmen und/oder Mitarbeiter bestimmte Voraussetzungen erfüllen, können laut Sozialgesetzbuch (SGB III) auch staatliche Fördermöglichkeiten der Bundesagentur für Arbeit (BA) in Anspruch genommen werden. Vor Beginn einer Weiterbildungsmaßnahme muss ein entsprechender Antrag bei der zuständigen Arbeitsagentur eingereicht werden.
 

Staatliche Förderungen von Weiterbildungsmaßnahmen

• Förderung SGB III Beschreibung Voraussetzung Leistung der BA
• Job-Rotation (§§ 229-233) Mitarbeiter in Weiterbildung wird vertreten Für die Vertretung wird ein Arbeitsloser beschäftigt 50 % des Entgelts & Arbeitgeberanteil zu Sozialabgaben
• Mitarbeiter ab 50 Jahren (§ 417 Abs.1) Weiterbildung für Mitarbeiter ab 50 Betrieb bis 100 Mitarbeiter, Arbeitgeber zahlt Entgelt, stellt Mitarbeiter frei Kosten der Maßnahme
• Ungelernte Kräfte (§ 235 c) Möglichkeit, fehlenden Berufsabschluss nachzuholen Arbeitgeber zahlt Entgelt, stellt Mitarbeiter frei Zuschuss zum Entgelt & zu Sozialabgaben
• Drohende Arbeitslosigkeit (§ 417 Abs. 2) Qualifizierung bereits gekündigter Arbeitskräfte Arbeitgeber zahlt Entgelt, stellt Mitarbeiter frei Entgelt für die ausgefallene Arbeitsleistung

Steuerbefreiung

Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, die im "überwiegend betrieblichen Interesse" durchgeführt werden, sind nicht steuerpflichtig (Abschnitt 74 Lohnsteuerrichtlinien LStR). Davon ist immer auszugehen, wenn die Einsatzfähigkeit der Mitarbeiter im Betrieb durch die Bildungsmaßnahme erhöht werden soll.

Diese Voraussetzungen gelten als erfüllt, wenn

• der Arbeitgeber die Teilnahme an der Bildungsveranstaltung als Arbeitsleistung wertet und wenigstens teilweise auf die regelmäßige Arbeitszeit anrechnet,
• es bei Nichtgewährung von Freizeitausgleich branchenüblich ist, dass Fort- und Weiterbildungen entsprechend am Wochenende stattfinden.
• Unerheblich ist, wer die Maßnahmen durchführt (der Arbeitgeber oder ein Drittunternehmen im Auftrag des Arbeitgebers) und wo sie erfolgt (am Arbeitsplatz, in betrieblichen oder außerbetrieblichen Einrichtungen).

2. Gestaltung der Betriebsorganisation

Einen besonders hohen Spareffekt können Unternehmen bei den Lohnkosten erzielen, wenn die Betriebsorganisation effizient gestaltet ist, Geschäftsprozesse stimmig sind sowie Leerlaufzeiten und Doppelarbeit vermieden werden.

Praxis-Tipp: Befragen Sie Ihre Mitarbeiter

Befragen Sie Ihre Mitarbeiter nach Schwachstellen in Arbeitsorganisation und -abläufen. Die Mitarbeiter kennen die alltäglichen Abläufe im Betrieb naturgemäß meist am besten und wissen somit auch, wo Optimierungsbedarf besteht.

Verbesserung der Leistungsfähigkeit

Ein gutes Betriebsklima ist das A und O für gute Leistung. Um die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu verbessern, sollte der Arbeitgeber daher für ein Klima sorgen, in dem Arbeit Spaß macht.

Praxis-Tipp: Führen Sie nachvollziehbare Leistungsstandards ein

Legen Sie Maßstäbe für ein effizientes und erfolgreiches Arbeiten fest. Nur so haben die Mitarbeiter die Chance, qualitative Abweichungen wahrzunehmen und zu korrigieren. Bei der Einführung von Leistungsstandards sollten Sie ihren Mitarbeitern allerdings die Freiheit einräumen, die Arbeitsprozesse selbst zu gestalten und erst dann eingreifen, wenn sie nicht mehr weiterkommen.

Wie lassen sich Fehlzeiten reduzieren?

Wenn Mitarbeiter ausfallen, kann das dem Arbeitgeber teuer zu stehen kommen: Bis zu sechs Wochen lang muss er den Lohn weiterzahlen, ohne eine Gegenleistung zu erhalten. Oft müssen zudem zusätzliche Überstunden oder Aushilfskräfte bezahlt werden, damit die liegen gebliebene Arbeit erledigt wird.

Bis zu 40 % aller Fehlzeiten sind laut Expertenschätzung durch geringe Arbeitszufriedenheit und mangelnde Motivation der Mitarbeiter beeinflusst.

Die Checkliste So analysieren Sie Fehlzeiten, die Sie auch unter Ihren Arbeitshilfen finden, hilft Ihnen, mögliche Gründe für Fehlzeiten auszumachen.

3. Personalkosten senken durch Outsourcing

Ein Unternehmen sollte sich nicht mit Arbeiten belasten, die andere Firmen schneller, besser und günstiger erledigen können. Gerade Routinearbeiten oder selten nachgefragte Spezialaufgaben eignen sich besonders gut zur Auslagerung. Der Hauptvorteil von Auslagerungen: Die Leistungen können nach Bedarf abgerufen und nur die tatsächliche Arbeit muss bezahlt werden.

Auch wenn Outsourcing auf den ersten Blick teurer erscheint, als eigene Mitarbeiter einzusetzen, lohnt sich ein Vergleich der tatsächlichen Ausgaben. Es muss nämlich auch berücksichtigt werden, dass für den Arbeitgeber keine Kosten für Entgeltfortzahlungen etc. entstehen.

Beispiel:
Ein festangestellter Netzwerkadministrator kostet ein mittelständisches Unternehmen rund 50.000 EUR im Jahr. Ein externer Dienstleister bietet seine Dienste für 90 bis 130 EUR pro Stunde an. Ob sich eine Auslagerung lohnt, hängt davon ab, wie groß der Bedarf des Unternehmens an administrativer Betreuung ist. Liegt dieser beispielsweise bei rund 80 Stunden im Monat, lohnt sich eine Auslagerung allemal.

Ob ein Unternehmen Aufgaben an externe Unternehmen auslagert oder nicht, ist eine freie Entscheidung des Unternehmers. Niemand kann also Outsourcing verbieten. Allerdings ist eine betriebsbedingte Kündigung nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Das hängt vor allem davon ab, ob der Outsourcing-Anbieter diese Mitarbeiter übernimmt und somit ein Betriebsübergang nach § 613a BGB, also die Auslagerung eines organisatorisch abgrenzbaren Betriebsteils, vorliegt oder nicht.

Verfügt das Unternehmen über einen Betriebsrat, so müssen beim Outsourcing zahlreiche Mitbestimmungsrechte beachtet werden. Nach § 92 BetrVG hat der Betriebsrat beispielsweise das Recht, Alternativen zur Ausgliederung von Arbeit oder ihrer Vergabe an andere Unternehmen vorzuschlagen. Eine Ablehnung muss begründet werden (bei über 100 Beschäftigten schriftlich).

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