Pflichtangaben auch bei elektronischer Geschäftspost

Vorsicht – Abmahnfalle für alle Kaufleute, Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung: Seit dem 1. Januar 2007 wurde mit einer Gesetzesänderung die bisher nur für die Geschäftspost in Papierform geltenden Pflichtangaben auch auf die Geschäftskorrespondenz per E-Mail ausgedehnt. Mit der Änderung wurde die bisherige Rechtsprechung auf eine gesetzliche Grundlage gestellt. Damit sind nun auch bei der elektronischen Geschäftspost wichtige gesetzliche Pflichtangaben zu beachten und einzutragen.

Für Kaufleute gilt § 37a HGB

Kaufleute müssen bei geschäftlichen E-Mails die Firma, den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht - also das am Sitz der Firma zuständige Amtsgericht - und die Nummer angeben, unter der sie im Handelsregister eingetragen sind. Hinweis: Einzelkaufleute müssen außerdem den Zusatz „eingetragene Kauffrau“ bzw. „eingetragener Kaufmann“ aufführen.

Für GmbH und AG gelten §§ 35a GmbHG, 80 AktG

Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaft muss die Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und ihre Eintragungsnummer im Handelsregister angeben.

Außerdem müssen bei einer GmbH auch alle Geschäftsführer und sofern ein Aufsichtsrat besteht und dieser einen Vorsitzenden hat, der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Entsprechendes gilt bei der Aktiengesellschaft für alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrates.

Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, muss eine Aktiengesellschaft immer auch ihr Grundkapital angeben und sofern auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, auch den Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen. Gleiches gilt für das Stammkapital und noch nicht in Geld geleistete Einlagen der Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

Ausländische Zweigniederlassungen

Hat die GmbH oder AG eine Zweigniederlassung im Ausland, müssen auch Geschäftskorrespondenz und Bestellscheine der Zweigniederlassung neben den bereits genannten Pflichtangaben zusätzlich folgende Informationen beinhalten: das Register, bei dem die ausländische Niederlassung geführt ist und ihre Eintragungsnummer. Abweichungen nach ausländischem Recht sind hiervon möglich. Befindet sich die Zweigniederlassung einer AG in Abwicklung oder einer GmbH in Liquidation, sind Abwicklung und Abwickler bzw. Liquidation und Liquidatoren anzugeben.

Geschäftliche E-Mails und Post

Die gesetzlichen Pflichtangaben betreffen seit Jahresanfang nicht nur Geschäftsbriefe, sondern auch die Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Ausgenommen sind nach §§ 37a HGB Abs. 2, 35a Abs. 2 , 80 Abs. 2 nur Mitteilungen und Berichte innerhalb einer bestehenden Geschäftsbeziehung in Form von Vordrucken, in die lediglich die jeweils im Einzelfall erforderlichen Inhalte eingefügt werden. Achtung: Dies gilt nicht für Bestellscheine. Sie gelten als Geschäftsbriefe und müssen ebenfalls die Pflichtinhalte angeben.

Rechtsfolgen mangelhafter Angaben

Werden in Geschäftsbriefen und geschäftlichen E-Mails nicht die gesetzlichen Pflichtinhalte aufgeführt, kann das Registergericht wegen des Verstoßes ein Zwangsgeld verhängen. Darüber hinaus muss man damit rechnen, dass man unter Umständen von Konkurrenten kostenpflichtig abgemahnt wird.

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