So machen Sie Bewirtungskosten steuerlich geltend
Das Geschäftsessen – ein bewährtes Mittel, um in entspannter Atmosphäre ein gutes und enges Verhältnis zum Kunden zu pflegen oder auch aufzubauen. Wer als Kunde eingeladen wird, darf davon ausgehen, einen besonderen Stellenwert bei seinem Geschäftspartner zu genießen. Hat man erst einmal einen angenehmen gemeinsamen Abend verbracht, besonderes Vertrauen aufgebaut und vor allem Fragen zur Geschäftspartnerschaft oder einem konkreten Projekt besprochen, findet man leichter zum Vertragsabschluss oder zu einer engeren Zusammenarbeit.
Ebenso wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind Firmenfeiern, Jubiläen oder Einladungen an Mitarbeiter als Belohnung oder zur Motivation.
Der besondere Bonus dabei: Bewirtungskosten können häufig als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.
Was zählt zu den Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten sind grundsätzlich Aufwendungen, die für Speisen, Getränke und ähnliche Genussmittel wie Gebäck, Kaffee aber auch Zigaretten oder Zigarren zur Bewirtung von Gästen gemacht werden. Entscheidend ist, dass die Bewirtung aus einem geschäftlichen Anlass heraus erfolgt und die Beköstigung eindeutig im Vordergrund steht. Auch die im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallenden Aufwendungen wie Trinkgelder oder Garderobengebühren werden als untergeordnete Kosten zu den Bewirtungskosten hinzugezählt.
Keine Bewirtungskosten sind dagegen die Raumkosten, z.B. bei Anmietung eines Konferenzraumes, oder auch die Übernachtungskosten für einen Geschäftspartner. Diese können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Hinweis: Es lohnt sich hier genau zu unterscheiden und sich gegebenenfalls vom Restaurant oder Hotel eine differenzierte Rechnung ausstellen zu lassen, denn Bewirtungskosten werden nur zu maximal 70% anerkannt, Betriebsausgaben für Raummiete oder Übernachtung hingegen zu 100%. Hotelrechnungen dürfen nicht auf den Namen des Gastes, sondern müssen auf den des Steuerpflichtigen ausgestellt sein. Die pauschale Beschränkung der Betriebskostenanerkennung auf 70% wird mit einem mutmaßlich hohen Missbrauch begründet.
Die formalen Anforderungen des Finanzamtes
Wer Bewirtungskosten steuerlich absetzen will, muss dem Finanzamt eine korrekte Rechnung als Beleg vorweisen. Die Rechnung muss maschinell erstellt sein, eine maschinell vergebene Rechnungsnummer haben und Name des Restaurants sowie seine komplette Anschrift enthalten. Daneben müssen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) aufgeführt sein.
Ferner sind die Menge und Art aller Speisen und Getränke, das Nettoentgelt sowie der prozentuale Mehrwertsteuersatz und auch der Mehrwertsteuerbetrag in Euro anzugeben; ebenso das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie das Datum der Bewirtung (falls dieses vom Rechnungsdatum abweicht). Schließlich dürfen auch der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers nicht fehlen. Diese dürfen jedoch auch handschriftlich ergänzt werden.
Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung ferner ergänzen mit den Namen aller Teilnehmer und den konkreten geschäftlichen Anlass der Bewirtung. In der Regel lässt sich dies auf der Rückseite der Rechnung in einem Feld eintragen, anderenfalls kann ein Zusatzblatt mit ihr verbunden werden.
Hinweis: „Fest verbunden“ bedeutet etwa Klebestreifen oder Tacker, eine Büroklammer reicht nicht.
Die „betriebliche Veranlassung“ als entscheidender Punkt
Voraussetzung für die Anerkennung als Werbungskosten ist, dass die Bewirtung für den Steuerpflichtigen „betrieblich veranlasst“ ist. Dies ist unproblematisch der Fall, wenn Geschäftspartner eingeladen werden, anlässlich eines konkreten Projektes, zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung oder auch zu Firmenfeiern oder -jubiläen.
Die jüngere Rechtsprechung stellt neben dem konkreten Anlass nunmehr auch auf die Gesamtumstände des Einzelfalles ab, um die „betriebliche Veranlassung“ festzustellen: Wer tritt als Gastgeber auf, wer bestimmt die Gästeliste, sind die Gäste Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter, Presseangehörige oder private Bekannte und Angehörige.
Geltendmachung bei Gewerbetreibenden und Freiberuflern
Unproblematisch ist bei ihnen der klassische Fall des Geschäftsessens mit Kunden oder Geschäftspartnern, soweit die genannten Formalien beachtet werden.
Im Zuge der neueren Rechtsprechung können bei Gewerbetreibenden oder Freiberuflern auch Bewirtungsanlässe, die grundsätzlich dem privaten Lebensbereich zuzuordnen sind, wie beispielsweise Geburtstage, Beförderungen oder Betriebsjubiläen, als „betrieblich veranlasst“ gelten. So wurden die Aufwendungen für eine Feier zum Dienstjubiläum eines Geschäftsführers im privaten Garten anerkannt, weil es ausschließlich für Mitarbeiter ausgerichtet wurde (BFH, Urteil vom 01.02.2007, Az.: VI R 25/03).
Aufwendungen für die Bewirtung von Mitarbeitern entstehen im Betrieb selbst und gelten daher nicht als Werbungskosten, sondern können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, mit dem Vorteil des 100%igen Abzugs. Für die hierbei zu beachtenden Freigrenzen muss man zwischen arbeitsbedingter Verpflegung und Essenseinladung als Entlohnung für besonderen Einsatz o.Ä. unterscheiden.
Arbeitsbedingte Verköstigung, z.B. im Rahmen einer Messeveranstaltung, stellt keinen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer dar, den er selbst wieder versteuern müsste. Die Obergrenze hierfür liegt nach § 19 EStG bei 40 Euro.
Essenseinladungen an einen Mitarbeiter als Belohnung für seine Leistung sind dagegen sogenannte Sachbezüge, deren Freigrenze bei 44 Euro pro Monat liegt. Bei Überschreiten dieses Betrags durch das Essen oder andere Sachbezüge, unterfällt der Gesamtbetrag der Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht.
Geltendmachung als Arbeitnehmer
Arbeitnehmer bekommen Kosten für Bewirtungen, die im Auftrag des Arbeitgebers stattfinden grundsätzlich wieder erstattet. Anders kann dies jedoch sein, wenn der Arbeitnehmer erfolgsabhängige Leistungen bezieht. Weil er ein eigenes Interesse an der Pflege der Kundenbeziehung hat, kann er privat von ihm finanzierte Bewirtungskosten dementsprechend als Werbungskosten geltend machen (BFH: Urteil vom 01.02.2007, Az.: VI R 25/03 und FG Köln, Urteil vom 19.01.2007, Az.: 10 K 4902/04).
Ebenso anerkannt wurden Bewirtungskosten eines Bundeswehroffiziers anlässlich der Übergabe seiner Dienstgeschäfte im Rahmen einer militärischen Veranstaltung mit Bundeswehrangehörigen und Gästen von außerhalb. Die öffentlichen Mittel reichten nicht aus und seine private Kostenbeteiligung durfte der Offizier als Bewirtungskosten geltend machen.
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