Der Einsatz richtiger Fragetechniken hilft dem Einkäufer, die Informationen zu bekommen, die er für seine Verhandlungsführung braucht. Zudem sprechen wir mit den richtigen Fragen die Beziehungsebene unseres Gesprächspartners an, weil das Fragen letztlich auch unser Interesse an den Meinungen unseres Gesprächspartners ausdrückt. Sie sollten diese Fragetechniken beherrschen, denn nur mit ihnen werden Sie zu Ihrem Ziel kommen. Die entscheidenden Frageformen im Einkaufsgespräch zu kennen und zu wissen, wie man sie anwendet, ist somit entscheidend für Ihren Einkaufserfolg.

Als wichtigste Frageformen gelten die offenen Fragen, Alternativfragen, geschlossene Fragen und Spezialfragen, die sich aus den vorgenannten Frageformen ableiten. Diese Frageformen, immer in Verbindung mit weiteren Navigationsmethoden wie z.B. der Anerkennungstechnik oder in der Kombination Hypothesen-Aussage-Offene Frage, sind rhetorische Mittel, mit denen Sie Ihren Gesprächspartner positiv manipulieren oder – anders ausgedrückt – zu Ihrem Ziel führen können.

Mit offenen Fragen holen Sie Informationen über Meinungen, Ansichten, Hintergrundwissen des Gesprächspartners oder persönliche Belange ein. Ihr charakteristisches Merkmal ist ihre Knappheit und Kürze. Offene Fragen beginnen immer mit den Fragewörtern: Wer, Wie, Was, Wann, Wo, Welche, Womit. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie vom Gesprächspartner nicht mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können. Somit bekommen Sie mit einer offenen Fragestellung mehr als nur eine Information, denn Sie bringen Ihren Gesprächspartner damit zum Reden. So erfahren Sie viel über Meinungen, Hintergründe, Erwartungen und Motive Ihres Gesprächspartners.

Zusätzliche Informationen mittels offener Fragen

Der Einsatz von offenen Fragen bietet Ihnen viele Vorteile. Es kommt zu einem Dialog. Außerdem regen offene Fragen zum Nachdenken an. Aus den Antworten ergeben sich eine Vielzahl von zusätzlichen Informationen und neue Gedanken. Offene Fragen lassen Ihnen somit Freiräume in der Formulierung von Antworten, und sie eigenen sich optimal für jede Verhandlungssituation.

Bei der Beachtung der sieben „W´s“ sollten Sie sich jedoch nicht zu unüberlegten Fragen verleiten lassen, die nicht zu der erschöpfenden Auskunft führen, die Sie damit beabsichtigt haben. Nehmen wir als Beispiel die Frage „Wie geht es Dir?“ In der Regel erhalten Sie Antworten wie „Gut“ oder „Es geht so“. Das sind sicher keine Antworten, die zielführend sind. Am Beispiel einer konkreten Gesprächssituation möchte ich dies verdeutlichen.

In Gesprächen mit Lieferanten stellen Einkäufer häufig Fragen wie „Wie hoch ist Ihr Umsatz?“ oder „Wie viele Mitarbeiter sind bei Ihnen in der Produktion beschäftigt?“ Wie würden Sie diese Frage beantworten, wenn Sie an Stelle des Lieferanten wären? In fast 100% aller Fälle – das ist meine Erfahrung – wird die Antwort eine Zahl sein, zum Beispiel 80 Millionen Euro oder 120 Mitarbeiter. Wenn Ihnen diese Aussage ausreicht, ist es sicher nicht falsch, die Frage so zu formulieren. Mit einer anderen Formulierung könnten Sie jedoch viel mehr Informationen bekommen, nämlich Hintergrundinformationen, die für Sie interessanter sind.

Die Qualität Ihrer Frage bestimmt die Qualität der Antwort!

Sie könnten etwa fragen: „Wie genau sieht Ihre Umsatzentwicklung in den vergangenen beiden Jahren aus?“ Hier kann der Lieferant in der Regel nicht mit einer einzigen Zahl aufwarten, sondern er wird diese Frage ausführlicher beantworten. Der Vorteil für Sie liegt klar auf der Hand: Ihnen werden mögliche Tendenzen – steigender oder rückläufiger Umsatz – mitgeteilt, die für Sie aufschlussreicher sind als reine Zahlenangaben. So könnten Sie aus der Information, dass die Umsätze sinken, schließen, dass für den Verkäufer dieses Geschäft enorm wichtig ist. Aber Vorsicht bei solchen Vermutungen! Es gehört Fingerspitzengefühl dazu, um sie aus den Aussagen Ihres Gesprächspartners abzuleiten.

Die Frage nach den Mitarbeitern in der Produktion sollten Sie besser so formulieren: Wie hat sich die Mitarbeiterzahl in Ihrer Produktion entwickelt? Auch aus der Antwort auf diese Frage lassen sich bestimmte Tendenzen ableiten, aus denen Sie Ihre Schlüsse ziehen können.

Sie sollten allerdings berücksichtigen, dass eine Aneinanderreihung von offenen Fragen beim Gesprächspartner schnell den Eindruck erwecken kann, in einem Verhör zu sitzen. In diesem Fall bietet sich der Einsatz der Anerkennungstechnik an. Lob und Anerkennung kommt beim anderen immer gut an, denn bei der Arbeit bleiben sie häufig versagt – was zu Frust, Demotivation und negativem Denken führen kann. Ihrem Gesprächspartner geht es sicher nicht anders.

Mit der Anerkennungstechnik überraschen Sie ihn positiv und fördern ein zielführendes Gesprächsklima. Wenn Sie dagegen kritisieren, verschlechtern Sie die Situation, weil Sie Druck aufbauen. Bringen Sie Ihre Anerkennung zum Ausdruck, zum Beispiel so:

Einkäufer: „Wie genau sieht Ihre Umsatzentwicklung in den vergangenen beiden Jahren aus?“
Verkäufer: „Wir haben in diesen Jahren eine Steigerung von 10% zu verzeichnen.“
Einkäufer: „Das finde ich toll, das ist heutzutage ungewöhnlich. Was genau waren denn die wesentlichen Gründe für diesen Erfolg?“

Ihr Gesprächspartner wird es dankbar aufnehmen. Selbstverständlich schließe ich an eine Anerkennung eine Frage an, um das Gespräch weiter in meine Richtung zu lenken. Hierzu bieten sich einige Formeln an:

 

Fazit
Gezielt, das heißt der Situation entsprechend und gekonnt eingesetzt, leiten Sie mit Ihren Fragen und Anerkennungstechniken das Gespräch.


Autor:
Peter Troczynski