So umgehen Sie die Protokollfalle im Verkauf
Eigentlich waren die Verhandlungen bestens gelaufen, dachte sich ein Verkäufer. Er hatte mit dem Kunden die Details des Auftrags durchgesprochen. Er hatte ihm ein Protokoll per E-Mail geschickt, und der Kunde hatte dazu geschwiegen. Doch während er glaubte, dass dies als Zustimmung zu werten sei, verhandelte der Kunde im laufenden Auftrag plötzlich nach.
Zu seinem großen Entsetzen erfuhr er, dass er einem typischen Verkäuferirrtum aufgesessen war: Das Schweigen des Gesprächspartners auf die per E-Mail oder Fax gesendeten Gesprächsnotizen oder Protokolle ist keine Zustimmung.
Das Gegenteil ist der Fall: Ihre Gesprächsnotiz wird nämlich erst dann zum einseitigen Verhandlungsprotokoll und damit als Beweisstück wertvoll, wenn Sie sie unterschrieben zurückbekommen. Nur so besitzen Sie mit dem Verhandlungsprotokoll eine wirkliche Hilfe im weiteren Ablauf der Verhandlungen oder wenn es später im Streitfall sogar um Auslegungsfragen geht.
Was heißt das im Klartext?
Es gibt 2 Arten von Verhandlungsprotokollen: das ein- und das zweiseitige.
- Ein einseitiges Verhandlungsprotokoll, das offensichtlich nur Einzelpunkte auf dem Weg zum Vertrag regelt und keineswegs alle zu regelnden Vertragsinhalte enthält, ist nicht bindend. Das können Sie aber mit folgender Formulierung umgehen:
Muster-Formulierung: Alle in diesem Verhandlungsprotokoll getroffenen Vereinbarungen sind verbindlich, wenn es später bei den folgenden und noch offenen Punkten zur Einigung kommt: ... (Aufzählung der ungeklärten Vertragspunkte) - Die bessere Lösung ist das zweiseitige Verhandlungsprotokoll: Das Verhandlungsprotokoll mit den Ergebnissen wird von beiden Geschäftspartnern am Ende der Verhandlung oder wenige Tagen später unterschrieben. Ganz besonders wichtig ist das Protokoll der abschließenden, zur Einigung führenden Verhandlung. Erzählt Ihnen der Kunde, dass er noch Rücksprache halten muss, beispielsweise mit der Einkaufs- und/oder Geschäftsleitung, kommt noch kein Vertrag zustande.
Das Verhandlungsprotokoll ist für Sie aber dennoch eine große Hilfe
Damit können Sie genau belegen, was vereinbart wurde. Ihr Kunde kann hinterher nicht einfach etwas anderes behaupten oder einfach im schriftlichen Auftrag andere Spezifikationen festsetzen.
Tipp: Das von beiden Seiten unterschriebene Verhandlungsprotokoll führt aber nicht automatisch zum Vertragsabschluss. Überlegt es sich eine der Parteien nach der Protokollunterzeichnung anders, sind Nachverhandlungen also möglich.
Denken Sie auch an die Entscheidungsbefugnis!
Weder der Einkäufer noch Sie als Verkäufer können einen Vertragsabschluss erzwingen. Sie können aber vor der Verhandlung fragen, ob und in welchem Umfang Ihr Gegenüber abschlussberechtigt ist bzw. welche anderen Personen aus seinem Unternehmen mitentscheiden, und eine Verbindlichkeits-Klausel in das Verhandlungsprotokoll aufnehmen.
Muster-Formulierung: Die in diesem Protokoll erzielten Vereinbarungen sind im Auftragsfall für beide Seiten bindend. Beide Seiten verpflichten sich, keine Änderungswünsche mehr einzubringen.
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Quelle: anwalt.de
