Steigende Anforderungen an das Rechnungswesen
Informationen für Unternehmenssteuerung und externe Veröffentlichung müssen immer früher bereitgestellt werden. Zudem steigen Umfang und Frequenz der Berichterstattung. Termindruck und höherer Informationsbedarf dürfen jedoch die Qualität nicht beeinträchtigen. Darüber hinaus sollen die Kosten für administrative Aufgaben sinken.
Neue Methoden zur Verbesserung der Datenlogistik
Die meisten Ansätze zur Verbesserung der Datenlogistik verfolgen eine "Industrialisierung" der Abläufe. Das bedeutet, dass Lösungsansätze in folgenden Kategorien zu finden sind:
- Abschlussprozess steuern,
- standardisieren und vereinfachen,
- verstetigen und vorziehen,
- Qualität verbessern,
- Automatisieren,
- Formen der Wertermittlung bis hin zu Schätzungen als ultima ratio anpassen.
Dabei geht es weniger um klassische Optimierung in abgegrenzten Bereichen, sondern vielmehr um eine themenbezogene Neustrukturierung über Bereichs- und Systemgrenzen hinweg. Diese eröffnet neue, effizientere Gestaltungsmöglichkeiten für die Prozesse im Rechnungswesen.
Identifizierung und Festlegen von Zielen
Wie lassen sich nun Themen, die Engpässe darstellen, identifizieren und Maßnahmen ableiten? Zunächst sind die Ziele nach den Aspekten Zeit, Qualität und Kosten für alle Berichtszeitpunkte (Monat, Quartal, Jahr) zu definieren. Dann sind Prinzipien für die Prozessgestaltung festzulegen. Sind Abschlüsse nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) aufzustellen, ist zu überlegen, ob die IFRS anstelle des lokal anzuwendenden Standards (zum Beispiel HGB) als führender Standard in der Buchhaltung und Kostenrechnung abgebildet werden. Dadurch würden sofort IFRS-Werte aus der Buchhaltung zur Verfügung stehen und die Unternehmenssteuerung ließe sich konsequent auf einen Standard ausrichten.
Entwicklung geeigneter Lösungen
Die Abschlussplanung bzw. die Abschlusspositionen sind anhand der gesteckten Ziele systematisch auf Engpässe durchzugehen. Für die auf diese Weise identifizierten Problembereiche sind nun Lösungen zu entwickeln und umzusetzen, die sich an den festgelegten Prinzipien orientieren.
Welche Lösungen und Maßnahmen sich eignen, ist von der individuellen Organisation und Systemlandschaft des Unternehmens abhängig. Jedoch bestimmen zwei wesentliche Faktoren den nachhaltigen Erfolg der Maßnahmen:
- Die Datenqualität muss bereits an der Quelle hoch, gleichförmig und verlässlich sein. Nur so lässt sich ein wirklich effizienter Prozess für die Datenlogistik gestalten.
- Die Gestaltung sollte sich an einem industriellen Fertigungsprozess orientieren und nicht an abteilungsbezogenen handwerklichen Verfahren. Nur so eröffnen sich Gestaltungsspielräume, die benötigt werden, um die Aspekte Zeit, Qualität und Kosten gleichzeitig den Anforderungen anzupassen.
