Stichwort: Unternehmenssprache
Schreiben gelernt haben wir alle. Doch schreiben ist nicht gleich schreiben. Worte haben ihre eigene Wirkung. Sinnvoll genutzt, erreichen sie ihre Ziele. Ungeschickt eingesetzt, erreichen sie nichts und verursachen schlimmstenfalls Ärger.
Ein Großteil der Kommunikation im Geschäftsleben erfolgt noch immer schriftlich – sei es per Post, Fax oder E-Mail. Umso verwunderlicher ist es daher, dass Unternehmen meist nur dann sehr viel Wert auf das Wort legen, wenn es sich um Werbemaßnahmen handelt. Dabei ist es gerade die alltägliche Korrespondenz, die sich auf das Firmenimage auswirkt und die dafür sorgt, dass Interessenten zu Kunden werden und sich gut betreut fühlen.
Hier einige typische Fallstricke in der Korrespondenz:
Die Unternehmenssprache ist völlig konträr zum Firmenimage
Das ist ein sehr sensibler Punkt. In beide Richtungen: Wenn Ihre Firma bereits ein bestimmtes Image hat, muss sichergestellt sein, dass der gesamte Auftritt nach außen – vor allen Dingen auch, was das Schriftliche angeht, dieses Image unterstützt. Sofern das Unternehmen ein Image hat, das es ablegen möchte, ist es nicht damit getan, mal eben die Unternehmenssprache zu ändern. Gut zu beobachten ist Letzteres bei einer Großbank, die eher ein biederes Geschäftsmann-Image hat und jetzt deutlich auf jung und hip macht. Da geht man weiterhin in biedere Geschäftsräume, die nach dem alten Image ausstaffiert sind – und plötzlich schrillen einem riesige, verloren aussehende Plakate mit jungen Sprüchen entgegen. Der Rest aber ist wie es immer war – inklusive den Mitarbeitern.
Ein weiteres Beispiel: Ein junges, modernes Unternehmen hat einen Briefstil wie eine Rechtsanwaltskanzlei. Das Logo ist flippig, Druckerzeugnisse und Internetauftritt ebenso, die Mannschaft ist jung und dynamisch, aber in dem Moment, wo man einen Brief in die Hand bekommt, wird es steif und nüchtern. Das passt nicht.
Der Auftritt nach außen ist nicht aus einem Guss und verwässert so das Firmenimage
Verschiedene Personen haben unterschiedliche Sprach- und auch Schreibstile. Das führt dazu, dass bereits in kleinen Unternehmen völlig unterschiedliche "Messages" verbreitet werden. Und zwar sowohl vom Inhalt, als auch von der Form her.
Das ist auch gut nachvollziehbar: Ein Unternehmen stellt Mitarbeiter ein, die aus unterschiedlichen Bereichen und Branchen kommen und auch unterschiedliche Fähigkeiten mitbringen. Nicht jeder tut sich leicht im zielführenden Formulieren von Briefen. Nicht jeder kann sich schriftlich gut ausdrücken. Und dazu kommt natürlich auch der eigene Schreibstil, der nicht unbedingt zum Unternehmen passt.
Das Unternehmen prüfen:
Testen Sie Ihr Unternehmen: Sehen Sie sich die E-Mails, Briefe und Faxe von verschiedenen Mitarbeitern einmal an. Und vergleichen diese auf
- die äußere Form/Optik des Schreibens
- Aufbau
- Inhalt
- Wortwahl
- Schreibstil
Tipp: Achten Sie auch darauf, wie lange Ihre Mitarbeiter mit dem Formulieren von Briefen befasst sind. Als Abteilungsleiterin habe ich erlebt, dass gerade bei Ausnahmebriefen manche Mitarbeiter mangels Übung überfordert sind und zum Teil für einen einzigen Brief zwei bis drei Stunden (!) brauchten. Hier besteht Trainingsbedarf!
Die Korrespondenz ist nicht zielgerichtet genug
Das hat meist zwei Gründe:
- Ausschweifungen und langwierige Erklärungen statt kurzer und prägnanter Information
- durch Satzbau und Wortwahl entstehen Missverständnisse/Doppeldeutigkeiten
Drei simple, aber bewährte Tipps aus der Praxis:
- Wenn Sie einen Brief fertig haben, lesen Sie ihn immer mit dem Ziel durch, ihn zu kürzen. So wird der Stil knapper und prägnanter und man bringt den Inhalt auf den Punkt.
- Verwenden Sie möglichst kurze Sätze.
- Lesen Sie Ihren Brief am Ende noch einmal mit den Augen von jemandem, der die Materie nicht kennt. Wenn Sie sich schwer damit tun, bitten Sie einen Unbeteiligten (also etwa einen Kollegen aus einer anderen Abteilung oder eine Aushilfe, die das Unternehmen noch nicht so gut kennt) den Brief durchzulesen.
über die Autorin:
Gitte Härter ist Coach, Trainerin und Buchautorin (u. a. „Kundenakquise“, „Wie Sie im Internet Kunden gewinnen“, Cornelsen Verlag). Davor war sie viele Jahre als Managerin in einem internationalen Medienkonzern tätig. Seit 1999 führt sie - gemeinsam mit Christine Öttl - das Münchener Unternehmen objektiv. Coaching und Training für Business & Karriere. www.selbstmarketing.de
