Wie Sie einen Presseverteiler aufbauen

Pressearbeit nimmt in vielen Unternehmen eine immer wichtigere Rolle ein. Sie ist preiswert, denn sie sichert über Pressemitteilungen, PR-Aktionen und Interviews die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit und kann positive Neuigkeiten schnell verbreiten.

Kernstück jeder Pressearbeit ist der Presseverteiler, also die Sammlung von Redaktionsanschriften und den Ansprechpartnern in den Medienhäusern. mittelstandscoach.de zeigt Ihnen, wie Sie einen effizienten Presseverteiler aufbauen können.

Welche Medien müssen Sie berücksichtigen?

Das richtet sich natürlich nach Ihren Zielgruppen, aber auch nach der Art der Meldungen, die Sie verschicken möchten. So gehören Meldungen wie "Tag der offenen Tür" in die Lokalpresse, Meldungen wie "Neue Kunststoffbeschichtung noch hitzebeständiger" dagegen in die Fachpresse. Damit Sie solche Meldungen später zielgerichtet streuen können, sollten Sie im gesamten Presseverteiler unterschiedliche Medien erfassen, aus dem Sie dann von Fall zu Fall kleinere Verteiler wie Fachmedien, Stadtfernsehen, Rundfunkhäuser, Nachrichtenagenturen und Tageszeitungen extrahieren können. Denken Sie von vornherein auch daran, freie Journalisten zu recherchieren, die sich in Ihrer Branche schon durch Fachwissen einen Namen gemacht haben. Schließlich schlagen diese den Redaktionen häufig Themen vor, die sich dann zu großen Artikeln mausern können.

Welche Daten sollten Sie erfassen?

Ein Verteiler lebt nicht anders als eine Kunden-Datenbank von den Daten, die er enthält. In den Verteiler gehören unbedingt Name des Mediums, Name und Vorname und gegebenenfalls Titel der Ansprechperson, Position, Ressort, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, gegebenenfalls Mobilfunknummer, Internetadresse, E-Mail-Adresse, Spezialinteressen und ein Feld für Angaben über die bisherigen Kontakte. Legen Sie auch Felder an, über die Sie zum Beispiel per Verschlüsselung, schnell Sortierungen der Adressen nach bestimmten Kriterien vornehmen können. In einem kleinen Verteiler kann es schon reichen, beispielsweise alle Adressen der Fachpresse mit einem Feld „F“ auszustatten. Ein Such- und Sortierungslauf bringt dann schnell alle gewünschten Kontakte zusammen. Legen Sie für jedes Medium selbst auch einen Kontakt an, in dem Sie Daten wie Redaktionsschluss, geplante Spezialthemen etc. versammeln.

Woher bekommen Sie die Adressen?

Ein Großteil der benötigten Adressen liegt vermutlich schon in Ihrem Haus vor und muss nur systematisch zusammengetragen werden. Dazu gehört in der Regel die Lokal- und die Regionalpresse und der Teil der Fachpresse, den Sie selbst im Abonnement haben. Außerdem lohnt sich hier ein Gang zu einem gut sortierten Zeitschriftenhändler oder zur Bahnhofsbuchhandlung, um die wichtigsten Medien zu sammeln. Die entsprechenden Informationen über die Redaktion finden Sie im Impressum und meist auch im Internet. Alle anderen Adressen können Sie in Presseverzeichnissen finden. Das bekannteste und umfassendste ist der so genannte "Zimpel" (www.zimpel.de). Er ist aufgeteilt nach den verschiedenen Medienarten und in der Regel sehr aktuell, denn die Daten werden als Loseblattwerk, auf CD-ROM oder online mit festem Zugang geliefert. Wer Kosten sparen möchte: Der Zimpel ist in großen Bibliotheken vorhanden.

Wie pflegen Sie Ihren Verteiler?

Pflegen Sie alle Kontakte am besten in einer einheitlichen Datenbank. Wenn Sie einmal einen Serienbrief verschicken wollen, können Sie dann aus einer Datenquelle schöpfen. Kleinere Verteiler lassen sich auch problemlos in Excel oder Outlook pflegen. Aufwändige und teure Presseverwaltungsprogramme lohnen sich in der Regel nur in Unternehmen, die über große Presseabteilungen oder PR-Agenturen verfügen. Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, achten Sie in jedem Fall darauf, dass ein Import der Daten in ein Textverarbeitungsprogramm gegeben ist. Ein Presseverteiler veraltet leider schnell und bedarf deshalb der kontinuierlichen Pflege. Versuchen Sie in regelmäßigen Abständen die Daten zu aktualisieren. So können Sie eine Aktualisierungsaktion per Fax starten. Schreiben Sie - zum Beispiel bevor Sie eine große Pressekampagne starten - alle Adressen in Ihrem Verteiler an und bitten Sie darum, die gespeicherten Daten gegebenenfalls zu korrigieren. Da fehlgeleitete Pressemitteilungen in den Redaktionen viel Arbeit bedeuten, können Sie auf eine recht gute Resonanz hoffen. Nutzen Sie auch Veranstaltungen im eigenen Haus: Legen Sie der Pressemappe bei Konferenzen einen Aktualisierungsbogen bei. Dass Veränderungen, die die Redaktionen von sich aus melden, umgehend in den Verteiler aufgenommen werden müssen, versteht sich von selbst.

Versand auslagern?

Relativ preiswerte Alternativen zum eigenen Presseverteiler und zum eigenen Versand der Meldungen lassen sich im Internet finden. So gibt es etwa unter www.press2day.de die Möglichkeit, eine Meldung einmalig oder im Rahmen eines Abonnements für recht wenig Geld zu verschicken (20 Euro Grundpreis + 0,20 Euro pro Adresse + 0,10 Euro für den Versand). Der Nachteil: Einen persönlichen Kontakt zu einem Journalisten können Sie auf diesem Weg nur schwer aufbauen.

Redaktion Buttenmüller, München

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