Über Nacht werden sogenannte „Knowledge-Management Projektgruppen“ aus dem Boden gestampft, und Begriffe wie Dokumentenmanagement (DMS), Workflow und Business Intelligence sind schon seit geraumer Zeit in aller Munde. Unternehmen verfolgen dadurch vielfältige Ziele: die interne Kommunikation soll schneller, die Reaktionszeit auf interne und externe Kundenwünsche soll kürzer, die Abläufe sollen transparenter und das Teamwissen soll gebündelt und sofort verfügbar sein. Die Sachzwänge sind in der Regel ähnlich: der Markt wird immer schneller und globaler, Kunden wollen sofort bedient werden, Forschung und Entwicklung müssen drastisch beschleunigt und Verwaltungskosten abgebaut werden.

In einer solchen Situation wurden häufig Informationsmanagement-Systeme eingeführt und die Kommunikation auf E-Mail umgestellt. Die Geschäftsleitung erhoffte sich so mehr Transparenz. Die Einführung von Intranet, Datenbanksystemen und Tools zur internen Vernetzung (z.B. Outlook) sollen der Informationsüberflutung Einhalt gebieten und die Verfügbarkeit von Wissen sicherstellen. Die Technik ist jedoch nicht das Problem. Das Problem ist der entsprechende alltagspraktische Umgang mit der neuen Technik, der erst erlernt und trainiert werden muss. Jede DMS & Workflow Einführung ist nämlich gleichzeitig mit starken Organisationsveränderungen verbunden. Werden Mitarbeiter nicht aktiv in den neuen Prozess eingebunden, kann der Wunsch nach optimaler Informationspolitik schnell zum Albtraum werden. Denn die Informationsflut und -geschwindigkeit nimmt durch die Einführung dieses weiteren Informationskanals explosionsartig zu. Man gerät leicht auf zu viele Verteiler, von denen man keinen Nutzen hat. Darüber hinaus erhält und sendet man viele unausgegorene unfertige Ideen, die „mal eben“ zur Kenntnis gemailt werden. Eine große Anzahl von E-Mails belastet insbesondere die Führungskräfte und führt zu einer Minimierung der Arbeitseffektivität.

Vorhandene Technik nutzen und andere Trainingsmethoden umsetzen

Der entscheidende Punkt bei der Einführung und Durchsetzung neuer IT-Projekte ist, dass eine neue EDV-Struktur nicht gleich neues Arbeitsverhalten bedeutet. Dieser Aspekt wird von der Personalentwicklung in Unternehmen oftmals nicht berücksichtigt. Zumeist werden die Bereiche Arbeitsverhalten/-routinen und neue IT-Tools getrennt betrachtet und auch getrennt trainiert. Diese Elemente müssen verzahnt werden. Außerdem mangelt es oft an der Umsetzung des Erlernten, wenn es darum geht am eigenen Arbeitsplatz tatsächlich für Veränderungen zu sorgen. Den Teilnehmern eines Trainings für Zwecke des Wissensmanagements muß deutlich werden, wie solche Tools sinnvoll in das alltägliche Arbeitsverhalten integriert werden können. Kein IT-Tool kann für sich selbst eine bessere oder effektivere Organisation ermöglichen oder Wissen schaffen. Was auf dem Server liegt, sind Daten. Wissen entsteht in den Köpfen und der alltäglichen Arbeitspraxis. Es geht also um die Frage: Wie Wissensmanagement- oder Dokumentenmanagementsysteme genutzt werden und in Zukunft auch immer mehr: Wie sie im Team genutzt werden.

Mehr Produktivität durch eine optimalere und mit dem Arbeitsverhalten abgestimmte Nutzung der Informationsmanagementsysteme ist also die Devise. Was die meisten Unter-nehmen nicht wissen ist, dass diese Systeme oftmals schon vorhanden sind. Die meisten heutzutage für den E-Mail-Verkehr genutzten Programme bieten weitere vielfältige Mög-lichkeiten wie Kalender, Aufgabenliste und Kontaktverwaltung und sind auf das Arbeiten im Team angelegt. Werden diese effektiv genutzt, kann dies schon ein gutes Wissensmanagement bedeuten. Es muß nicht immer die neueste Software sein. Mit diesen Tools kann man nämlich hervorragend Wissen bündeln, einheitlich strukturieren und sofort abrufbar halten.

Ein lernendes Unternehmen erkennt man daran, dass es für bekannte Probleme neue Lösungen anwendet, weil es gelernt hat, dass die alten Lösungen unbrauchbar waren. Die Fortführung der bisherigen PE-Routinen, denen zumeist eine säuberliche Trennung von Methoden- und IT-Kompetenz zu Grunde liegt, zeugte von mangelnder Lernfähigkeit. Und wie kämen wir zu einer Wissensmanagement-Praxis, wenn diejenigen, die es in Unternehmen am besten wissen müßten, nicht lernen?

Katharina Dietze, Geschäftsführerin der IBT GmbH